Osobný spis zamestnanca

Osobný spis zamestnanca sa zakladá so vznikom pracovného pomeru a odkladá sa s jeho ukončením. Osobný spis zamestnanca môže vzniknúť aj skôr, a to vtedy, keď sa v rámci predzmluvných vzťahov uskutočňujú právne úkony medzi budúcim zamestnancom a zamestnávateľom.

Existencia osobného spisu nekončí skončením pracovného pomeru zamestnanca. Podľa Zákona o archívoch a registratúrach č. 395/2002 je osobný spis registratúrnym záznamom, ktorý je súčasťou registratúry zamestnávateľa.

Personálna agenda

Obsahom personálnej agendy, ktorá sa zaznamenáva do osobného spisu zamestnanca je agenda, ktorá vzniká pri:

• vzniku pracovného pomeru, zmene dohodnutých podmienok pracovného pomeru a pri skončení pracovného pomeru – pracovná zmluva, dohoda o zmene pracovnej zmluvy, doplnok k pracovnej zmluve, výstupné listy, zápočtové listy
• zabezpečení základných personálnych údajov – dotazník
• zabezpečení plnenia oznamovacích povinností do Sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní – prihlášky, odhlášky, zmeny
• realizácii školení zamestnancov – BOZP, vstupné, periodické
• riešení záležitostí súvisiacich s pracovným pomerom – hmotná zodpovednosť, porušenie pracovnej disciplíny

Súčasťou osobného spisu zamestnanca by nemala byť mzdová agenda. Výnimkou je dohoda o mzdových podmienkach, ktorá je povinnou súčasťou pracovnej zmluvy, ak tieto nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve.

Mzdová agenda

Mzdová agenda by sa mala viesť osobitne, pretože má svoje špecifiká, napríklad má inú lehotu uloženia v registratúrnom stredisku ako personálna agenda, podlieha rozdielnym kontrolným orgánom, mzdovú agendu často vykonávajú iní zamestnanci ako personálnu agendu.

Mzdovú agendu predstavuje:

• výpočet miezd
• výpočet priemerných zárobkov pre pracovnoprávne účely
• evidencia dovoleniek, evidencia Zákonníkom práce limitovaného pracovného voľna s náhradou (návšteva lekára, iné pracovné voľno s náhradou)
• evidencia nemocí, ošetrovného, mimoevidenčných stavov
• evidencia zrážok zo mzdy jednotlivých zamestnancov
• tvorba a evidencia mzdových listov, výplatných pások
• odosielanie miezd na osobné účty zamestnancov
• odosielanie odvodov a daní na účty jednotlivých inštitúcií a ich vykazovanie (mesačné, ročné)
• vystavovanie rôznych potvrdení (potvrdenie o zdaniteľnom príjme, potvrdenie na účely nemocenskej dávky, potvrdenie na účely dávky v nezamestnanosti, potvrdenie o príjme na žiadosť zamestnanca)
• tvorba evidenčných listov dôchodkového poistenia pre Sociálnu poisťovňu

Do personálnej ani mzdovej agendy nepatrí evidencia dochádzky. Avšak táto sa po skončení mesiaca odovzdáva do mzdovej agendy a stáva sa podkladom pre výpočet miezd.

Osobný spis zamestnanca nemá predpísanú formu. Spravidla je to spisový obal, do ktorého sa zakladajú jednotlivé písomnosti. Zásadne je však potrebné číslovať písomnosti a ukladať ich na seba od najstaršej po najaktuálnejšiu. V záujme prehľadnosti sa odporúča robiť zoznam písomností na bočnú stranu spisu tak, ako idú za sebou, napr.:

1. Žiadosť o prijatie do zamestnania
2. Životopis
3. Osobný dotazník
4. Pracovná zmluva
5. Popis pracovného miesta
6. Dohoda o mzde a mzdových podmienkach
7. Prehlásenie zamestnanca vyjadrujúce súhlas s vysielaním na pracovné cesty
8. Potvrdenie o vstupných informáciách – pracovný poriadok, kolektívna zmluva, školenie BOZP a PO
9. Registračný list FO
10. Nahlásenie zmeny osobných údajov
11. Dodatok k pracovnej zmluve
12. Dohoda o hmotnej zodpovednosti
13. Žiadosť o ukončenie pracovného pomeru
14. Výstupný list
15. Registračný list FO
16. Potvrdenie o zamestnaní
17. Pracovný posudok